Tout le monde a probablement entendu parler de la nécessité de réfléchir à leurs affaires. On sait que les personnes qui se préparent minutieusement pour le travail à venir obtiennent d'excellents résultats. Mais la planification est-elle facile? Quels sont ses méthodes, outils et principes à connaître pour apprendre à prescrire correctement l'accomplissement des tâches assignées? Qu'est-ce que la planification stratégique? Quelle est son importance? En quoi diffère-t-il du calendrier tactique ou opérationnel? Est-il nécessaire de tous les maîtriser? Faisons connaissance avec ce sujet ensemble.
Qu'est-ce que la planification?
La planification consiste à fixer des buts ou des objectifs, en allouant de manière optimale les ressources nécessaires pour les atteindre. Plus le travail est difficile, plus le besoin d'une formation de qualité est élevé. Le fait est que tout processus nécessite l'utilisation de potentiel humain et de sources matérielles, ainsi que du temps. Plus elles sont correctement prédites avant le travail, moins il y aura de pertes vides pendant sa mise en œuvre..
L'histoire de la planification commence dans la société antique. Le monde qui nous entoure est cyclique. L'homme a rapidement appris à prévoir les changements météorologiques, la dynamique des populations d'animaux sauvages, l'état de la végétation. Cela a permis de préparer le semis, la récolte, la cueillette, la chasse ou la pêche.
Avec le développement de la société, l'émergence de nouveaux métiers, la planification a acquis des formes plus avancées. L’apparence de l’écriture a joué un rôle important à cet égard et, avec elle, la possibilité de transférer de grandes quantités d’informations sur des supports externes (argile, papyrus, parchemin, papier). Différents types de planification ont émergé et seront discutés plus en détail.
Types de planification
La préparation du travail à venir peut prendre diverses formes ou manifestations. Tout dépend des dates attendues, des zones, des objets, ainsi que de la portée, du contenu, de la profondeur, de l'engagement, de la priorité, de la comptabilité, de la coordination des actions projetées.
En termes de:
- À long terme - stratégie de développement pour une période de plus de cinq ans.
- Moyen terme - période de 1 an à 5 ans;
- Court terme - tâches en cours (jusqu'à un an).
Par sphères:
- Marketing - détermine la stratégie globale de l'entreprise;
- Financial - calcule le travail "en mathématiques";
- Production - distribue des ressources matérielles et techniques;
- Recherche - dessine la grande image;
- Individuel - aide à rationaliser la vie d'une personne.
Par objets:
- Penser à des objectifs;
- Penser aux moyens;
- Penser aux artistes interprètes ou exécutants;
- Penser aux programmes;
- Penser à l'action.
Par portée:
- Général - prend en compte tous les composants;
- Partielle - prend en compte les conditions significatives.
Contenu:
- Stratégique - répond à la question "où?";
- Tactique - donne la réponse à la question "comment?";
- Calendrier opérationnel - pour traiter les problèmes actuels;
- Plan d'entreprise - une évaluation complète du travail à venir.
En fonction de la profondeur:
- Agrégé - analyse les paramètres généraux;
- Détaillé - prend en compte tous les détails possibles.
Par obligation:
- Obligatoire (directive) - implique le strict respect des exigences;
- Facultatif (indicatif) - est une recommandation.
En fonction de l'ordre d'exécution:
- Ordonné - implique une exécution séquentielle;
- Extraordinaire - si nécessaire;
- Coulissante - détermine la possibilité d'extension.
Par données comptables:
- Difficile - délais clairs;
- Flexible - selon les circonstances;
- Stiff-flexible - combine les deux types précédents.
Par coordination dans le temps:
- Simultané - s'il n'y a qu'une seule étape;
- Séquentielle - quand le projet peut être divisé en plusieurs étapes.
La présence d'une classification étendue n'implique pas de différences dans les principes de base. Ils ont d'abord été formés par le célèbre théoricien et praticien de la gestion Henri Fayol, puis complétés par ses disciples et des personnes partageant les mêmes idées.
Principes de planification
Une planification efficace des activités repose sur les principes de base suivants:
- Unité et cohérence, ce qui signifie les objectifs communs et l’interdépendance des différents éléments de l’entreprise;
- L’importance de la coordination horizontale des actions et des projets entre départements;
- Communité et unité du vecteur de mouvement, intégration mutuelle;
- Caractère participatif (implication de tous les participants au projet);
- Continuité de la mise en œuvre, respect des limites temporaires;
- Une flexibilité qui permet des ajustements;
- La présence de réserves, c’est-à-dire des possibilités de manœuvre;
- Précision due à la concrétisation;
- La complexité, qui s'exprime dans la compréhension de l'image globale;
- L'efficacité, déterminée par l'excédent des résultats par rapport aux coûts;
- La rationalité dans le choix de la meilleure option;
- Proportionnalité et équilibre des ressources;
- Scientifique - compte tenu des réalisations de la science et de la technologie modernes;
- Détails qui déterminent la profondeur de la compréhension;
- Simplicité et clarté, permettant d'adapter la tâche au niveau de compréhension de certains interprètes;
En observant ces principes, il convient de savoir qu’ils ne sont pas une fantaisie farfelue, mais une véritable opportunité d’accroître l’efficacité de tout projet. Surtout si les outils pour préparer les plans sont corrects. Parlons-en plus loin.
Outils de planification
Sous une forme généralisée, un outil de création de plan est un support de stockage permettant de sauvegarder et de reproduire des données. Pendant longtemps, les principaux outils étaient le papier et le stylo (crayon). Le développement des technologies de l’information a permis de transférer la planification vers le monde numérique, de gagner du temps et de faciliter le traitement des enregistrements. Ensuite, un grand nombre d'applications mobiles installées sur les smartphones sont apparues. Les téléphones sont compacts, toujours à portée de main. Cela simplifie grandement la planification des cas, y compris des tâches quotidiennes. Les applications optimisent le flux de travail, car elles sont souvent créées avec la technologie appropriée pour la rédaction de plans. Nous en parlerons dans la section suivante.
Technologie de planification
Décrivant le concept même de "planification", la définition de ce mot inclut une répartition rationnelle des forces et des ressources. Sans l'introduction de la technologie nécessaire, il est impossible d'y parvenir.
La préparation du plan comprend les étapes suivantes:
- Analyse de base - évaluation des ressources et de l'environnement externe, compréhension des tendances de l'entreprise, identification des problèmes et des perspectives, réserves possibles;
- Définition et formation du but - le repère principal du mouvement à court ou à long terme;
- Créer le concept de développement - méthodes pour atteindre les objectifs, y compris les technologies nécessaires;
- Planification stratégique - une symbiose d'idées de base avec les principaux moyens de les mettre en œuvre;
- Planification tactique - déterminer les ressources nécessaires, leur répartition optimale;
- Calendrier opérationnel - prescription progressive de toutes les actions;
- Approbation du plan - approbation finale, acceptation pour exécution.
La planification commence par l'analyse et la compréhension de leurs capacités, la fixation d'objectifs supplémentaires et l'identification de moyens à mettre en œuvre. Beaucoup de gens ont de la confusion dans la définition de la planification tactique et stratégique, nous allons donc y prêter attention.
Quelle est la différence entre la planification tactique et stratégique?
Leurs différences commencent avec la globalité de la prise de décision. D'un point de vue hiérarchique, la planification stratégique est la base de tout. La stratégie implique une compréhension de la direction dans laquelle aller. Le plus souvent, ces décisions sont prises au niveau de la direction. La tactique est une étape auxiliaire à laquelle le maillon central de l'entreprise est impliqué. La tâche principale de la planification tactique est d'identifier les moyens d'atteindre les objectifs.
La pensée stratégique englobe une perspective à long terme, tandis que la pensée tactique est applicable aux tâches à moyen ou à court terme. Ils diffèrent par le degré de détail. Le stratège peut regarder les choses globalement, alors que le tacticien doit prêter attention à tous les détails de l’idée.
L'essentiel est de s'en tenir au travail d'une telle direction - de la grande échelle au particulier. La planification du temps de travail doit provenir d'une compréhension globale de la mission et des objectifs. Mais ces principes s'appliquent dans la vie quotidienne.
Planification du jour
Pour mener une vie harmonieuse, une personne doit maintenir un équilibre entre le travail, les tâches domestiques et les loisirs. Si beaucoup de gens pensent au temps de travail, alors tout ce qui se passe en dehors du travail devient souvent chaotique. C'est faux, car l'harmonie ne se réalise que dans l'ordre de l'espace environnant et de vos pensées. Il est difficile d’être diligent dans le travail, avec un manque d’intégrité en général. La gestion du temps est une compétence très utile qui vous permet d'économiser de l'énergie et des ressources. Si une personne a un désordre dans la tête et sur le bureau, elle perd trop d’énergie pour trouver les informations nécessaires. Le succès est principalement réalisé par ceux qui pourraient rationaliser toutes leurs affaires.
Planifier une journée est souhaitable pour commencer à partir du moment du réveilen tenant compte de leurs caractéristiques physiologiques. En général, on peut dire que le pic d'activité intellectuelle se situe entre 10h00 et 12h00. Le second intervalle commence à 14h00 et dure environ 2 heures. Les capacités physiques ont considérablement augmenté après 17h00. Mais il est souhaitable d’arrêter la charge jusqu’à 18h30-19h00. Cela est vrai si nous parlons de la routine quotidienne.
Mais l'homme doit aussi planifier une semaine, un mois, une année, etc. Il s'agit d'une planification stratégique, qui entre dans la planification tactique et se termine au quotidien. S'il existe une stratégie globale, il convient de la décomposer en petites tâches quotidiennes exécutées selon une certaine routine quotidienne.
Vous ne devez pas considérer la planification comme une perte de temps. Au contraire, cela vous permet de sauvegarder cette ressource, car elle définit clairement le calendrier de mise en œuvre des tâches individuelles. La formation préliminaire facilite le travail et libère du temps supplémentaire pour le succès et le développement.
