Qu'est-ce qu'un plan, quels types sont et à quoi servent-ils?

Dans le vocabulaire quotidien, la phrase "tout se passe comme prévu". Cela signifie que tout se passe comme prévu, sans la moindre surprise. Mais pourquoi est-ce si important? Pourquoi avez-vous besoin d'un plan d'action? Qu'est ce que c'est Est-il possible d'atteindre les objectifs sans un ordre d'action prédéterminé? Un plan est-il nécessaire uniquement pour les tâches à accomplir ou est-il irremplaçable dans la vie? Comment apprendre à planifier son temps? Est-ce difficile à faire? Existe-t-il des technologies efficaces? Nous prévoyons les dix prochaines minutes pour nous familiariser avec ce problème.

Qu'est-ce qu'un plan?

Un plan est une action délibérée nécessaire pour atteindre les objectifs fixés dans le délai imparti. En résumé, la préparation du plan comprend les éléments suivants:

• Fixer des objectifs - fixer des objectifs;
• Conception - un programme d'action;
• Variante de conception - un choix de plusieurs idées;
• Date limite - dates limites;
• Définition des ressources - ce qui est nécessaire, où l’obtenir;
• Détermination des artistes interprètes ou exécutants - qui effectuera la tâche;
• Fixation des résultats - créer un modèle, un plan ou un projet.

Par exemple, une entreprise veut commercialiser une nouvelle gamme de produits. Pour commencer, formulez le but et les objectifs. Faites des croquis d’un programme d’action exemplaire, définissant la stratégie et la tactique. Ensuite, fixez les délais pour l’affectation, tous ses sous-paragraphes. Ensuite, ils recherchent les ressources nécessaires, leurs sources et déterminent également les domaines de responsabilité des artistes interprètes. Enfin, ils enregistrent leurs pensées sur un support physique (document papier ou numérique) et commencent à les mettre en œuvre. Ce schéma est simplifié, car il existe différents types de planification. Leur mise en œuvre implique le respect de certaines exigences particulières.

Quels types de préparation de plan existe-t-il?

La typologie de la planification est vaste et varie selon la portée, le calendrier, les objets, le contenu, la profondeur, l'engagement, l'ordre, la comptabilité, les domaines et la coordination des décisions de planification. En fait, tout est assez simple et logique. Donc, les plans sont:

1. Par portée:

• Général - prenez en compte tous les détails de la tâche;
• Partiel - décrit des éléments spécifiques.

2. En termes de mise en œuvre:

• À long terme - implique une stratégie de développement pour une période de plus de 5 ans.
• Moyen terme - couvre une période allant d'un an à cinq ans;
• Court terme - résoudre les problèmes actuels (jusqu'à 1 an).

3. Par objets:

• Planifier les objectifs - établissement d'objectifs;
• Plan de financement - la définition du budget et de l'équipement;
• Plan exécutif - la nomination du responsable;
• Plan de programme - Développement de programmes appropriés;
• Plan d'action - comprendre les efforts requis.

4. Contenu:

• Plan tactique - les conditions pour atteindre les objectifs;
• Plan stratégique - la direction principale du travail;
• Plan de calendrier opérationnel - spécifications et délais;
• Plan d'entreprise - comptabilisation de tous les indicateurs qui jouent un rôle dans la réalisation de l'objectif.

5. En fonction de la profondeur:

• Agrégé - prend en compte les paramètres généraux;
• Détaillé - calcule tous les détails possibles.

6. Par obligation:

• Obligatoire (directive) - strictement prescrit;
• Facultatif (indicatif) - plutôt recommandation.

7. En fonction de l'ordre d'exécution:

• Ordonné - nécessitant une exécution séquentielle;
• Extraordinaire - apparaît comme nécessaire;
• Coulissante - suggère la possibilité d'une extension.

8. Par données comptables:

• Plans rigoureux - conformité obligatoire à tous les règlements;
• Plans flexibles - la capacité de s'écarter d'un cours donné;
• Plans très flexibles - la combinaison de plans flexibles et rigides.

9. Par application:

• Marketing - définir la stratégie globale de l'entreprise;
• Financière - compréhension de la composante économique;
• Production - fournissant le matériel et la base technique;
• Recherche - la formation du concept de base;
• Individuel - structurant la performance personnelle.

10. Par coordination dans le temps:

• Plans simultanés - consistent en une seule étape;
• Les plans séquentiels ont lieu dans le cas d’un long processus composé d’étapes séparées.

Les types de plans énumérés sont dans la plupart des cas universels et peuvent être utilisés à la fois pour des objectifs professionnels et pour améliorer l’efficacité personnelle d’une personne. Par exemple, ils peuvent être utilisés pour établir un plan quotidien. Qu'est ce que c'est Parlons plus loin.

Quel est le plan de la journée?

Le plan du jour - une séquence d'actions réfléchie pour la journée à venir. Les experts en planification conseillent de le faire deux fois. La première fois - le soir et la seconde - le matin, en tenant compte des changements possibles.

Il est préférable de garder à l'esprit les caractéristiques physiologiques d'une personne afin de prendre en compte les biorythmes quotidiens. Par exemple, l'activité cérébrale est activée de 10h à 12h environ. Pendant cette période, vous pouvez planifier les tâches les plus importantes.

Plus d'énergie tombe. Il devrait être réapprovisionné pendant le déjeuner. Ensuite, il est nécessaire de permettre au corps de se détendre, de se reposer. De 14 heures à 16 heures environ, l’activité intellectuelle et créatrice est réactivée. À ce stade, il convient de tenir des réunions ou de lancer des idées.

Plus près de 17h00, il y a un pic de condition physique. Il est conseillé de consacrer ce temps aux activités sportives ou de plein air. Vient ensuite le dîner, la détente.

En comprenant leurs intervalles de temps les plus productifs, il est plus facile de peindre des tâches importantes pour ce moment afin de les mener aussi efficacement que possible.

Méthodes de planification

Parmi la variété des options pour élaborer des plans, il en existe plusieurs des plus efficaces, qui sont particulièrement popularisées par les partisans de la gestion du temps:

• Planification ABC;
• Matrice d'Eisenhower;
• Diagramme de Gantt;
• Planification intelligente;
• Technique GTD.

Ces méthodes peuvent être appliquées séparément ou combinées les unes avec les autres. Chacun d’entre eux est efficace pour résoudre des problèmes spécifiques, en se concentrant sur un aspect spécifique de la planification. Par exemple, le choix des priorités, l'établissement d'objectifs ou les cas de commande.

Planification ABC

Cette méthode d’élaboration des plans est en partie comparable à la règle de Pareto selon laquelle 20% des efforts rapportent 80% du résultat et inversement. Si vous apprenez à identifier les domaines les plus productifs, ils fourniront la "part du lion" du succès. La méthodologie ABC est donc basée sur la priorisation, en fonction de leur importance:

• A - les tâches les plus importantes (en règle générale, elles ne sont pas plus de 15%, mais donnent environ 65% du résultat);
• B - les questions d'importance moyenne (il y a environ 20%, et l'efficacité de leur mise en œuvre est de 20%);
• C - tâches non importantes (fournir 15% de succès une fois rempli 65% du temps).

Après avoir déterminé et concentré ses efforts sur l'exécution de tâches de la catégorie A, une personne augmente considérablement son efficacité personnelle ou professionnelle, puisqu'elle consacre moins de temps au travail inutile.

Matrice d'Eisenhower

Une planification efficace, basée sur un choix de priorités, qui a été nommé d'après le commandant et président américain, Dwight David Eisenhower. Selon cette méthode, des plans doivent être élaborés en fonction de l’importance et de l’urgence des cas. Graphiquement, cela ressemble à un quadrant divisé en quatre parties:

• Tâches importantes et urgentes - secteur du développement;
• Tâches importantes et non urgentes - un carré d’affaires nécessaires;
• Pas important, tâches urgentes - zone "routine";
• Pas important, pas de tâches urgentes - zone de perte de temps.

Les deux premiers points constituent une zone de croissance et de succès. Les troisième et quatrième conduisent les gens à la routine. Par conséquent, il est préférable de les éviter lors de la planification, en maîtrisant la capacité de déléguer de telles tâches.

Diagramme de Gantt

Un bon moyen de visualiser ce qui est prévu est de créer un diagramme de Gantt. L’essence de la méthode consiste à construire des couloirs affichant des tâches individuelles, suivis de leur placement le long de l’axe temporel. L'utilisation de diagrammes à colonnes (histogrammes) pour la mise en œuvre de leurs plans a été proposée par un ingénieur américain et un spécialiste de la gestion scientifique - Henry Lawrence Gantt.

Cette méthode s’ajoute aux autres technologies, ce qui vous permet de surveiller visuellement toutes les étapes de la mise en œuvre du projet et de comprendre l’efficacité des efforts déployés.

Planification intelligente

Il fait plutôt référence au domaine de la fixation d'objectifs, mais sans des objectifs bien définis, un bon plan est impossible. Selon cette technologie, tous les objectifs doivent être analysés selon les critères principaux:

• Spécifique - concret;
• Mesurable, mesurable;
• Atteignable - accessibilité;
• Pertinent - comparabilité avec d'autres tâches;
• Limité dans le temps - limité dans le temps.

Si l'objectif répond à ces exigences, la poursuite du développement du plan ne posera pas de problèmes sérieux, car le succès sera au tout début du travail.

Technique GTD

La méthode originale développée par l'expert américain et consultant en gestion du temps, David Allen. L'abréviation GTD signifie «mener les choses à terme». Cette technologie fournit un algorithme clair d’actions pour organiser votre vie. Les recommandations commencent par la bonne organisation du lieu de travail. À l'avenir, il sera nécessaire de rationaliser toutes vos affaires et vos projets en créant des listes à l'aide d'un calendrier:

• Les actions suivantes couvrent le court terme;
• Projets - tâches effectuées pendant une longue période;
• Différé - partie de l'autorité déléguée à quelqu'un;
• Non obligatoire - questions vagues pour un moment.

Selon la méthode GTD, pour une planification réussie, il est nécessaire de répondre aux questions suivantes:

• Quel objectif devrait être atteint?
• Comment sera-t-il mis en œuvre?
• Quelle est la voie à suivre pour y parvenir?

Après avoir rationalisé leurs tâches et répondu aux questions énumérées, il devient beaucoup plus facile pour une personne d’élaborer un plan d’action approprié et de le mettre en œuvre.

Qu'est-ce qu'une erreur de planification?

Aussi irréprochable que puisse être le régime, il ne peut en aucun cas être assuré contre les erreurs. Leur essence réside dans une approche trop optimiste des prévisions. Un exemple frappant est le travail qui prend une heure et demie au lieu des 60 minutes prévues. Les plans individuels et collectifs sont soumis à des inexactitudes similaires.

Les principales causes d'erreurs:

• Utilisation insuffisante de l'expérience antérieure;
• La tendance à donner envie de la réalité;
• La tendance à argumenter les retards passés uniquement par des facteurs externes;
• Inexactitudes dans l'évaluation et la perception du temps;
• Attitude de surface à la tâche.

En plus de la perte de temps, les erreurs dans les plans entraînent des pertes de ressources financières ou de production, voire la mise en œuvre de la tâche. Par conséquent, il est recommandé de prévoir dans tout plan une «réserve» de temps et d’efforts spécifiques, vous permettant de manœuvrer en cas de circonstances imprévues ou d’ajustement des tâches.

Quelle que soit la gravité de la tâche, elle nécessitera un plan de mise en œuvre. Peu importe quelle sera l'échelle, sur quel support sera enregistré. L'essentiel est de répondre à toutes les exigences nécessaires à sa préparation, y compris la prévision des efforts et des ressources nécessaires. Il existe de nombreuses méthodes pour le faire, vous devez donc lire attentivement chacune d’elles afin de choisir celle qui convient le mieux.